Documentary description as a means of access to institutional memory: experience using the ICA AtoM software at the University Foundation for Human Development -UNINPAHU- Bogotá, Colombia La descripción documental como medio de acceso a la memoria institucional: experiencia de uso del software ICA AtoM en la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano –UNINPAHU- Bogotá, Colombia

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Date
Authors
Parra Mora, Gloria María
Serna González, Hilda Paola
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Publisher
Universidad de Costa Rica
Abstract
Description
This article presents the methodology and results of the research carried out about the adaptation and implementation of a software with an open source for the documentary description according to the international standards of description in the University Foundation-UNINPAHU. The research was motivated by compliance of the archival regulations that oblige the entities to make the description of the documents for a better to the access to information; therefore, the scope of this study was to describe the institutional administrative acts, in this case a sample of the simple documentary series, rectoral resolutions. The research was applied and exploratory, since theories, norms, and technological tools were used for the documentary description, in order to contribute with an information system that allows the administrative level to describe and control its documentary production, since academic level strengthen the archival practice of their students. Finally, it is concluded that the implemented information system allowed the registration of metadata of the regulations and their recovery by the different points of access, which benefits the institution by having a system that allows it to conserve and access to institutional memory. The result was the implementation and personalization of the ICA-AtoM information system in administrative and academic environments for the university -UNINPAHU.
Este artículo tiene como objetivo presentar la metodología y resultados de la investigación realizada sobre la adaptación e implementación de un software de código abierto para la descripción documental acorde a las normas internacionales de descripción, en la Fundación Universitaria para el Desarrollo Humano-UNINPAHU. Motivó la investigación el cumplimiento de la normatividad archivística que obliga a las entidades a realizar la descripción de los documentos para un mejor acceso a la información, por tanto, el alcance de este estudio describe los actos administrativos institucionales, en este caso una muestra de la serie documental simple, resoluciones rectorales. La metodología de investigación utilizada fue descriptiva, aplicada y exploratoria, ya que se emplearon teorías, normas y herramientas tecnológicas para la descripción documental, con el fin de contribuir a la institución con un sistema de información que le permita a nivel administrativo describir y controlar su producción documental, y a nivel académico fortalecer las prácticas archivísticas de sus estudiantes. Finalmente se concluye que el sistema de información implementado permitió el registro de metadatos de las resoluciones y su recuperación por los distintos puntos de acceso, lo cual beneficia a la institución al tener un sistema que le permita conservar y acceder a su memoria institucional. El resultado fue la implementación y personalización del sistema de información ICA-AtoM en ambientes administrativo y académico para la Universidad UNINPHAU.
Keywords
Documentary description, Open source software, ISD (G), International standards of description, Historical memory, Descripción documental, Software libre, ISAD (G), Normas de descripción archivística, Memoria histórica
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